Mejorar la eficiencia de su pequeña empresa implica más que simplemente cambiar algunos procesos y procedimientos; implica conocer los entresijos de su empresa y ser capaz de contabilizar cada dólar que pasa a través de su negocio. Si bien el presupuesto no es lo primero que le viene a la mente cuando piensa en maneras de mejorar la eficiencia de su empresa, un presupuesto efectivo le puede ahorrar una cantidad sustancial de tiempo y dinero, permitiéndole concentrarse en las áreas de su negocio que necesitan mejoras adicionales. .

La mayoría de las pequeñas empresas ya tienen presupuestos establecidos; sin embargo, muchas empresas no logran aprovechar al máximo el proceso de presupuestación. Un presupuesto efectivo es un salvavidas para la pequeña empresa, especialmente en tiempos financieros inciertos. Un presupuesto efectivo evaluará la salud de su negocio, lo ayudará a planificar los gastos y necesidades futuras (como la contratación de un nuevo empleado, un nuevo hardware o un nuevo espacio de oficina) y le brindará las herramientas necesarias para ayudar a su empresa a crecer.

Considere los siguientes consejos básicos de presupuesto a continuación para aprender cómo transformar su presupuesto y mejorar la eficiencia general de su negocio:

1. Mantenga sus registros contables actualizados

¿Piensa en tu sistema contable como la respuesta a todos tus problemas? ¿Quieres saber cómo fue tu empresa el año pasado? Tire de un informe. ¿Necesita saber la cantidad de dinero que está gastando en ese nuevo proyecto? Tire de un informe. ¿Necesita acceso a las proyecciones de este año para planificar el año de manera efectiva? Tire de un informe.

Su sistema de contabilidad contiene una gran cantidad de información diseñada para ayudarlo a administrar su negocio de manera fluida y eficiente. Comience ejecutando informes históricos que le mostrarán el desglose de sus costos mensuales y anuales. Use estos informes para comparar este año con el fin de tener una idea de dónde está gastando su negocio su negocio.

Asegúrese de obtener un informe desglosado cada mes y cualquier otro dato contable necesario que pueda necesitar para realizar pronósticos. Esto le ayudará a tener una mejor idea de dónde está su negocio financieramente, no solo mes a mes, sino año a año y sobre todo, si quiere hacer grandes cambios en su empresa podría ayudarle a evitar conflictos laborales.

2. Establezca metas comerciales y desarrolle estrategias realistas para alcanzar estas metas

El propósito de un presupuesto es doble: medir la salud financiera de una empresa y ayudar a esa empresa a lograr sus objetivos (financieros y de otro tipo). ¿Cuáles son tus objetivos comerciales futuros? Antes de crear su presupuesto, siéntese con los miembros clave de su personal y discuta el futuro de su empresa. Hágase estas preguntas para comenzar a desarrollar sus objetivos: ¿Cuáles son sus objetivos de ventas para el año? ¿Qué costos pueden eliminarse y qué costos son cruciales para alcanzar esos objetivos? ¿Cómo serán nuestras estrategias de marketing cada mes? ¿Cuál es nuestra meta de rentabilidad para el próximo año? ¿Cómo podemos alcanzar ese objetivo de manera realista?

Para alcanzar los objetivos establecidos por su empresa, deberá desarrollar estrategias realistas y cuantificables. Estos son objetivos realistas que pueden ser medidos. En lugar de decir "Quiero aumentar las ventas este año", establezca una meta más realista, como aumentar las ventas en un 5% en el primer trimestre del año. Esto le ayudará no solo a crear objetivos más realistas, por lo tanto, alcanzables, sino que también lo ayudará a planificar con mayor eficacia.

3. Incorpore sus metas en sus pronósticos

Ahora que ha definido sus objetivos, incorpórelos a su nuevo pronóstico mensual. Estas previsiones se basan en datos contables pasados y objetivos futuros. Recuerde ajustar su pronóstico inicial en función de cualquier irregularidad del año anterior. Por ejemplo, si tuvo un junio lento el año pasado, considere revisar su línea de base para tener en cuenta la irregularidad de junio.

4. Compare sus resultados reales con sus proyecciones cada mes

Una vez que haya creado un nuevo pronóstico para cada mes del año, desarrolle una plantilla que le permita hacer un seguimiento de los números reales en comparación con los pronosticados. Calcule la diferencia y el porcentaje de variación entre lo que pronosticó y los números reales para ese mes. Esto le permitirá comprender mejor el rendimiento de su empresa y le ayudará a crear pronósticos más realistas para los próximos meses.

Asegúrese de revisar sus totales reales frente a sus futuros totales pronosticados cada mes para mantenerse en el camino y alcanzar sus objetivos iniciales. Esto le permitirá realizar ajustes inmediatos y necesarios para alcanzar sus metas.

5. Identifique y vuelva a evaluar las áreas de costos en su presupuesto

Una vez que haya evaluado la situación financiera y las proyecciones actuales de su empresa, debe sentarse y revisar las áreas de costos en comparación con los costos totales que se están gastando. ¿Hay áreas que podrían mejorar? ¿Existen áreas de costos que podrían ser eliminadas? Hágase estas preguntas a medida que evalúa cada área de su presupuesto. Elimine los costos innecesarios y ajuste los gastos de acuerdo con sus objetivos presupuestarios.

Cuando revise sus diversos costos, vuelva a evaluar a sus proveedores y proveedores de servicios para asegurarse de que está obteniendo la mejor oferta posible. Pregunte y tenga una idea del precio promedio de ese servicio. Si sientes que te están aprovechando, busca en otra parte.

Para obtener más información sobre cómo crear un presupuesto inicial, lea nuestro artículo, " 5 Consejos para un presupuesto efectivo ".